TIPPS FÜR IHREN SITZUNGSALLTAG

Die Sitzungshäufigkeit in Ihrem Gemeindekirchenrat wird sich nach der Menge der anfallenden Aufgaben richten. In der Regel sollen die Sitzungen monatlich durchgeführt werden. In kleineren Gemeinden kann man auch in größeren Abständen tagen.

1) Die Vorbereitung

Mit einer gründlichen Vorbereitung haben Sie eine erste gute Voraussetzung für einen geordneten Sitzungsablauf geschaffen. Dafür tragen Sie als Vorsitzende die Verantwortung. Es ist gut, wenn Sie es sich zur Regel machen, die Vorbereitung gemeinsam mit der Pfarrerin bzw. dem Pfarrer vorzunehmen. Es bietet sich an, dass Ihr Stellvertreter oder Ihre Stellvertreterin einbezogen ist. Dann sind alle gut informiert, insbesondere bei einer möglichen Stellvertretung.

Merkliste für eine Vorbereitung:

• Durchgang durch das Protokoll der vorherigen Sitzung: Ergeben sich Aufgaben für die kommende Sitzung?
• Kontakt zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (Haupt- und Ehrenamtliche): Stehen aktuelle Fragen an? Wird es Zeit für einen Bericht, z.B. durch den Besuchsdienst? Soll jemand eingeladen werden?
• Kontakt zu den anderen GKR-Mitgliedern: Sollen aktuelle Anliegen aufgenommen werden? Gibt es z.B. Etwas aus den Ausschüssen oder zur Gemeindearbeit?
• Tagesordnungspunkt ‚Informationen‘: Gibt es aus dem Kirchenkreis oder der Kirchenprovinz Veröffentlichungen, von denen Alle Kenntnis haben sollten? Gibt es Angelegenheiten, die Ihr Pfarrer weiterleiten oder weitersagen möchte?
• Entwurf der Tagesordnung: Ist genug Zeit für Alles? Sollen Vorlagen zur Beratung beigefügt werden? Können Punkte vertagt werden?
• Die Einladung versandfertig machen: Erreicht die Post rechtzeitig eine Woche vorher die GKR – Mitglieder? 

2) Die Einladung

Die Einladung muss eine vorläufige Tagesordnung enthalten. Zu den einzelnen Punkten sollte kurz angemerkt sein, welche Angelegenheit sich hinter dem Punkt verbirgt. Für Punkte, die ein intensives Gespräch erforderlich machen (beispielsweise bei Projekten oder schwierigen Entscheidungen) entlastet es Ihren Zeitfonds, wenn Sie Vorlagen beifügen. Darüber hinaus soll die Einladung immer Zeit und Ort der GKR-Sitzung und das geplante Ende der Zusammenkunft enthalten.

Die Einladung muss die Empfänger rechtzeitig erreichen: eine Woche vor dem Sitzungstermin, damit die Teilnehmenden genügend Zeit haben sich z.B. anhand der Vorlagen zu informieren und vorzubereiten.

3) Die Tagesordnung

Es ist hilfreich mit einem festgelegten Rahmen den Sitzungsablauf zu strukturieren. Wenn Sie zusätzlich in Ihrer Tagesordnung Zeitangaben für die einzelnen Punkte angeben, können die Mitglieder Ihres GKR das Sitzungsende einschätzen. So tragen Sie dazu bei, dass sich die Redezeit in Grenzen hält.
Vorschlag: Raster für eine Tagesordnung für GKR-Sitzungen. 

1. Eröffnung
2. Regularien 
3. Tagesordnung 
4. Größere Vorhaben, Gemeindeleben 
5. Kleinere Punkte und Routineangelegenheiten
6. Gottesdienstliches Leben
7. Informationen
8. Sonstiges, Termine

Wenn mehrere Punkte unter ein Thema fallen, setzen Sie zur Unterscheidung einfach eine Ziffer hinzu (z.B. 4.1. Jugendprojekt, 4.2. Bericht des Besuchsdienstkreises, usw.). Insbesondere wenn Gäste zu den Punkten eingeladen sind, sollten Sie beim Aufrufen des Tagesordnungspunktes noch einmal die zur Verfügung stehende Zeit in Erinnerung rufen und nachfragen, ob die geschätzte Zeit reichen wird. Das konzentriert die Redebeiträge.

4) Tipps zur Tagesordnung 

Sie arbeiten sich neu ein? Vielleicht hilft Ihnen dieser Blick in die Details. Nehmen Sie sich am Anfang Ihrer Vorsitzenden-Tätigkeit Zeit zum Hineinkommen. Nicht Alles wird gleich perfekt sein. Lassen Sie sich vom Pfarrer und anderen Ältesten unterstützen.

Zu 1. Eröffnung. Hinter diesem Punkt verbergen sich Begrüßung und Besinnung. Die Struktur der Tagesordnung selbst ist in der Regel in jeder Sitzung wiederkehrend. Nach einiger Einübung bedarf das nur eines geringen Aufwandes. Die biblische Besinnung oder eine Andacht ist fester Bestandteil der Sitzung. Das muss nicht unbedingt allein den Theologen vorbehalten sein. Sie als Vorsitzende sind ebenfalls dazu berechtigt, genau wie alle anderen Mitglieder des GKR. Sie beginnen mit einem Lied, Psalmlesung und Tageslosung folgen. Die Tageslosung kann auch durch einen besinnlichen Text ergänzt oder ersetzt werden. Im Gesangbuch finden sich ebenfalls ausreichend Formen und Gebete dazu. Ermutigen Sie sich gegenseitig im Sinne des Priestertums aller Glaubenden und nutzen Sie Ihre Begabungen. In einigen Gemeinden teilen sich die Ältesten diese Aufgabe in wechselnder Verantwortung. Weitere Hinweise zu Arbeitsmaterialien finden Sie auf dem Blatt „Literaturhinweise und weiterführendes Material“

Zu 2. Regularien. In den meisten Gemeinden gibt es einen festgelegten Protokollführer. Wenn dies nicht der Fall ist, muss festgelegt werden, wer das Protokoll der heutigen Sitzung schreibt. Nun müssen Sie die Beschlussfähigkeit des GKR feststellen. Sie ist wichtige Voraussetzung, damit die wesentlichen Teile der Sitzung (hier insbesondere unter TOP 4) umsetzbar werden. In der Protokollkontrolle wird das Protokoll der vorherigen Sitzung besprochen. Sie sollten es sich zu eigen machen, einem Kurzbericht über die Erledigung von Beschlüssen an dieser Stelle Raum zu geben. Ob dies eventuell Ihr Stellvertreter, ein Ältester oder die Pfarrerin übernimmt, wird sich nach der Situation in Ihrer Gemeinde richten. Ist der Protokolldurchgang beendet, bestätigen Sie dieses durch Beschluss.

Zu 3. Tagesordnung. Die zugegangene Tagesordnung wird noch einmal vorgestellt. Wenn sich in der Zwischenzeit Wichtiges ergeben hat, wird um entsprechende Punkte ergänzt. Schauen Sie dann noch einmal auf Ihren Zeitfonds. Können eventuell Punkte vertagt werden, wenn der Rahmen gesprengt wird? Lassen Sie die Tagesordnung durch Beschluss bestätigen und legen Sie das Sitzungsende fest.

Zu 4. Größere Vorhaben. Die Kernpunkte einer Sitzung werden sich hier wiederfinden. Es ist der umfangreichste Punkt, bei dem in der Regel konzentrierte Aussprachen erforderlich sind.
Aufgaben, die Sie für die Gemeinde und zum Wohl des Gemeindelebens gestalten wollen. Darunter fallen zum Beispiel Überlegungen und Entscheidungen zu größeren Projekten, beispielsweise für zusätzliche Gemeindeaktivitäten, wie Gemeindefest und Rüstzeiten, Kinderbibelwoche oder die Grundsatzentscheidungen über eine Offene Kirche.
Längere Aussprachen und Entscheidungen werden Ihnen auch abverlangt bei größeren Bauangelegenheiten, der Beratung zum Haushaltsplan und bei Personalangelegenheiten.
Platz haben hier auch Anhörungen und Berichte von Haupt- und Ehrenamtlichen. Vielleicht haben Sie diese schon routinemäßig auf jeder Tagesordnung. Manche Gemeinden überlegen sich dazu sogar einen Jahresplan, damit jeder Bereich vorkommen kann. Mit Berichten aus den Zweigen des Gemeindelebens würdigen Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeitenden: durch aufmerksames Hören, durch Ihre Fragen und Ideen aus dem GKR und eventuell auch durch eine Budget-Erhöhung im nächsten Haushaltsplan.

Zu 5. Kleinere Punkte und Routineangelegenheiten. Nutzen Sie diesen Punkt für Aufgaben, für die keine großen Diskussionen mehr erforderlich sind. Beispielsweise gut Vorbedachtes durch Ihre Ausschüsse oder Entscheidungen zur Raumvergabe im Gemeindehaus. 

Zu 6. Gottesdienstliches Leben. Insbesondere in ländlichen Gebieten und in kleinen Gemeinden macht die Absicherung der Gottesdienste Sorge. Unterstützen Sie Ihren Pfarrer nicht nur in organisatorischen Fragen Sie als Gemeindekirchenrat tragen nach Artikel 32, Abs.4, Punkt 1 unserer Grundordnung gleichermaßen eine Verantwortung. Anregungen zum Weiterdenken finden Sie in der Broschüre „Gemeinde gestalten und Stärken“ (S.11-14), die für alle Ältesten in die Gemeinden vorliegt.

Zu 7. Informationen. Hierher gehört alles, was Sie im GKR wissen sollten, und was keiner Entscheidung bedarf. Der Punkt soll dabei helfen, sich zur orientieren: im laufenden Gemeinde¬leben und dem kirchlichen Umfeld. Wichtiges und Interessantes aus dem Amtsblatt und den Rund¬verfügungen, Information über Veranstaltungen des Kirchenkreises, Fortbildungsangebote, Neues aus dem kirchlichen Verwaltungsamt oder zum Geschehen im Ort. Informationen erhalten Sie insbesondere durch die Pfarrerin, die ihrerseits durch die Einbeziehung in den Kirchenkreis Wichtiges erfährt. Auch durch Älteste, die die Gemeinde in der Kreissynode oder im Regionalrat vertreten. Aber auch andere Mitglieder im GKR, die beispielsweise neben Ihrer Einbindung in den GKR eine Funktion in der Kommune haben.

Zu 8. Sonstiges (Verschiedenes), Termine Hier dürfen keine Punkte mehr enthalten sein, die abgestimmt werden müssen. Sie müssen als Tagesordnungspunkt aufgeführt werden und sollten unter Punkt 3.) der Tagesordnung aktuell aufgenommen werden. 

5) Weitere Hinweise, die Ihnen vielleicht helfen:

• Vorher klären: Wer ist für welchen Tagesordnungspunkt kompetent und kann diesen Punkt inhaltlich im GKR vorstellen? 
• Auf die Einladung zur GKR-Sitzung folgende Bitte schreiben: „Wenn Sie Themen einbringen möchten: bitte vor der Sitzung per Telefon, spätestens zu Beginn der Sitzung anmelden, damit sie zugeordnet und zeitlich eingeplant werden können.“
• Für welche grundsätzlichen Fragen müssen wir uns Zeit nehmen? z.B. Wo setzen wir unsere Schwerpunkte: Gute Angebote für die treuen Gemeindeglieder oder „Nähe zu den Kirchenfernen“– ist das vielleicht ein Thema für eine Klausurtagung?
• Tische im Gemeinderaum so stellen, dass alle die Tafel im Blick haben und sich gegenseitig gut sehen können.
• Sitzungen pünktlich beginnen – wenn wir immer auf die warten, die zu spät kommen, schaukeln sich die Verspätungen auf, weil jede/r denkt: Wir beginnen ja sowieso nicht pünktlich – da muss ich mich jetzt auch nicht so beeilen.
• Ein gutes Zitat: „Wo keine Führung ist, herrscht nicht Freiheit, sondern das Recht des Stärkeren.“ (K. Douglass) 
• Goldene Regel: Nachfragen, wenn Sie etwas nicht verstanden haben („...eines habe ich noch nicht ganz verstanden...“) 
• Fassen Sie sich möglichst kurz und vermeiden Sie Zwiegespräche. Bei Monologen hört nach etwa 30 Sekunden keiner mehr zu; daher für längere Erörterungen und wichtige Entscheidungen: schriftliche Vorlage als Diskussionsgrundlage. Das erhöht die Aufmerksamkeit und ermöglicht Notizen auf dem Blatt, um zu Klarheit zu kommen.
• Gesprächsbeiträge zu bestimmten Tagesordnungspunkten für alle sichtbar an der Tafel (oder die Flipchart-Tafel / mit Moderationskarten und Pinnwand / auf dem Tischblatt) sammeln – vor allem, wenn die Gefahr besteht, dass Argumente / Gesprächsbeiträge sonst untergehen.
• Ein Gespräch oder eine lebhafte Diskussion erfordert eine Moderation, die über eine übliche Sitzungsleitung hinausgeht. Gesprächsleiter sollten vom Protokollschreiben freigehalten werden, um sich ganz dieser Funktion zu widmen. Wollen Sie als Vorsitzende aktiv an der Diskussion teilnehmen: geben Sie die Gesprächsleitung für die Dauer des Punktes an ein anderes Mitglied ab.

Zu guter Letzt: 

Es kann sein, dass Sie auch einmal von dem üblichen Rahmen abweichen wollen oder müssen. 

Das kann bei bestimmten außergewöhnlichen Anlässen der Fall sein. Sie müssen z.B. eine Eilentscheidung treffen und rufen telefonisch den GKR zu einer außerordentlichen Sitzung zusammen, beispielsweise nach dem Gottesdienst. Vielleicht liegt eine dringende Bausache am Kirchengebäude an und Sie wollen die Angelegenheit vor Ort besichtigen, besprechen und entscheiden. Sie haben dann nur diesen einen Tagesordnungspunkt zu verhandeln. Wichtig ist auch hier ein Protokoll, in dem der Anlass der außerordentlichen Sitzung, die Beschlussfähigkeit und der Beschluss vermerkt sind. Die obligatorischen drei Unterschriften unter dem Protokoll dürfen auch hier nicht fehlen.
Ein anderer Anlass für eine Abweichung von der üblichen Form kann auch durchaus eine Klausurtagung sein, insbesondere, wenn Sie sich zu einem grundsätzlichen Thema verständigen wollen, das Auswirkungen auf das Gemeindeleben haben soll. Vielleicht zur Ordnung der Gottesdienste, zum Kinderabendmahl, zum Kirchenasyl. 

Arbeitsstelle für Kirchliche Dienste, Referat Ehrenamtliche Mitarbeit